تعرف على اسرار عدم نسيان المهام

إدارة المهام هي طريقة إدارة تأخذ في الاعتبار الأولوية و الموعد النهائي للعمل ، تضع فيها خطة تقدم للعمل تدير من خلالها ما تقوم به بكفاءة

عند الشروع في العديد من المهام بالتوازي من الضروري دائما معرفة أي عمل يجب البدء به أولا وبأي ترتيب و متى يجب الانتهاء منه فالغرض الاساسي من ادارة المهام هو ادارتها بكفاءة

من ناحية أخرى عدم انجاز العمل أو أي مشروع تقوم فيه من الممكن أن يتسبب بفقدان الثقة

توجد أسباب كثيرة فإغفال المهام أو نسيانها منها :

1. أن المهام تدار في الذهن فقط
   إذا كنت تدير المهام في رأسك فقط فسيؤذي الى السهو و النسيان ، يقال أن الدماغ البشري لا يجيد القيام بأشياء مختلفة في نفس الوقت ، بمعنى آخر من المستحيل إدارة العديد من المهام و انجازها بكفاءة من خلال الاعتماد على الذاكرة فقط

بدلا من تنظيم المهام في رأسك أنت بحاجة الى كتابتها و مراجعتها و التحقق منها طوال الوقت

2.عدم القدرة على الاستمرار في إدارة المهام
من المهم تحديث ادارة المهام و تحديثها كل يوم من أجل استيعاب المهام الجديدة و حذف ماتم انجازه ، لذلك من الضروري ابنكار طرق لادارة الوقت و الجهد في ادارة المهام نفسها و استخدام أدوات لتبسيط إدارة المهام

3. طريقة غير مناسبة لإدارة المهام
   من الممكن أن تؤدي أساليب إدارة المهام الغير ملائمة إلى الاغفالات و السهو ، لذا من المهم مراجعة طريقة و كيفية إدارتك للمهام و سؤال نفسك ما إذا كانت الطرق تؤدي الى النتائج المرغوبة أم لا
4. كمية العمل المراد انجازها تتجاوز الحد المعقول
   إذا كانت المهمة المراد القيام بها تستغرق وقتا أطول من المعتاد و لم يكن لديك تقدير جيدلهذه المدة أو لكيفية انجازها فإن ذلك قد يؤدي بك الى عدم التركيز و الاغفال عن بعض المهام لذلك من المهم وضع خطة مكتوبة و جدولة الخطوات

11 خطوة لمنع الاغفالات و السهو و النسيان في ادارة المهام

1. اضافة المهام على الفور
   من القواعد الاساسية و الجيدة لإدارة المهام هي اضافة المهام مباشرة عند ظهورها ، تعد عادة اضافة المهام قبل نسيانها مهمة للعمل بكفاءة
2. وضع الملصقات في أماكن تراها باستمرار
   استخدام الملاحظات اللاصقة كنوع من التذكيرات ووضعهافي لاماكن التي يمكنك رؤيتها بسهولة تعد من الأدوات الفعالة لمنع النسيان و اغفال المهام
3. انهاء العمل الذي يستغرق فترة قصيرة جدا مباشرة وعدم تأجيله
   عند القيام بإدارة المهام وقررت أنه يمكنك اكمالها في غضون 5 دقائق فابدأ بها و انهيها كاملة ، من خلال تقليل المهام التي لديك لايمكنك فقط منع النسيان و السهو و لكن يمكنك أيضا انشاء فسحة ذهنية و القدرة على أداء المهام الاخرى بهدوء
4. تحديد وقت العمل
   من المهم تحديد ساعات العمل لكل مهمة ، عند إدارة المهام بدلا من مجرد كتابة مايجب القيام به حدد ساعات العمل من خلال العمل مع الوعي بالوقت و التخطيط لجدولك الزمني
5. استخدم أحد التطبيقات المساعدة
   ميزة التطبيقات أنه يمكنك مزامنتها على كافة اجهزتك الالكترونية يعد هذا الامر مريحا لمن لا يرغب بكتابتها في دفتر
6. إدارة المهام في مكان واحد قدر الامكان
   أحيانا استخدام أكثر من أداة لجدولة المواعيد و المشاريع تعمل على التشتيت لذلك يفضل وضعها في مكان واحد و استخدام أداة واحدة
7. العمل بمهمة واحدة في كل مرة
   يقال أن الدماغ البشري غير مناسب لتعدد المهام و أنه لكي تعمل بكفاءة يجب عليك تمرير مهمة واحدة في كل مرة و بعد انهاءها تبدأ بأخرى ، التركيز على مهمة واحدة يجعلك أ كثر انتاجية خاصة اذا ما توفرت البيئة التي تعمل على مساعدتك على التركيز
8. فهم الغرض من كل مهمة
   معرفة الغرض و الهدف من انجاز أي مهمة يعمل على مساعدتك في عدم المماطلة و التأجيل أو اهمالها و نسيانها

عندما تكون لديك مهمة أولا و قبل كل شيء من المهم أن تفهم ما هي هذه المهمة ؟ سيمنحك هذا السؤال احساسا بالمسؤولية و يساعدك على انجازها بهمة و نشاط

9. خذ وقتك في تنظيم مهامك
   من المهم تخصيص الوقت لتنظيم مهامك كل يوم لكي تفهم تقدمك و وضعك الحالي و تعمل جرد لما قمت به مرة كل يوم او مرة كل اسبوع
10. مناقشة المخاوف
    احيانا لا تسير الخطط كما هو مخطط لها لذا من المهم ان تفرز مخاوفك و تحاول فهمها و مناقشتها مع صديق مقرب او مع خبير في مجال مهمتك

11.استخدام أدوات إدارة المهام
إذا كنت تواجه مشكلة في ادارة المهام بالطريقة التي تريدها فجرب عدة تطبيقات و اساليب و مخططات الى ان تجد ما يناسبك

5 خطوات لادارة المهام بكفاءة أكثر

1.تحديد المهام الضرورية
كخطوة اولى اكتب جميع مهامك في دفترك أو اي تطبيق تستخدمه وضح نوع العمل الذي تقوم به و لماذا و أكد على مايجب القيام به اولا

2.قم بتقسيم المهام الى أجزاء
من خلال تقسيم المهام الى خطوات فرعية و رئيسية و تصور أي عمل يجب أن يكتمل و في أي ترتيب و متى يساعدك ذلك في التخطيط بطريقة صحيحة و انجاز مهامك بسهولة

3. تقدير الوقت المطلوب لكل مهمة
   قم بعمل تقدير تقريبي لانجاز كل مهمة مع مراعاة عمل تحديثات على الاجراءات اثناء تقدمك في الخطة
4. ضعها في جدولك
   بمجرد الانتهاء من تقدير المدة الزمنية لكل مهمة ابدأ بانشاء جدولك و قسم مهامك الى ايام و اسابيع و شهور وساعات
5. مراجعة قائمة مهامك بانتظام
   القيام بمراجعة مهامك امر ضروري حيث تقوم فيه بإضافة و حذف المهام و تغيير اولويات المهام غلمراد انجازها و مراجعة الوقت المطلوب لكل مهمة

ناماستي 💚