تقنية كانبان لإدارة الوقت

لا زالت أدوات إدارة الوقت و الإنتاجية تحظى باهتمام كبير و اليوم سنتحدث عن تقنية كانبان التي تستخدم في إدارة المشاريع سواء شخصية أو مهنية، هذه التقنية تساعد من يحتاج إلى تتبع المهام و رؤيتها و إدارة مشاريع جماعية.

و مصطلح كانبان يعود إلى خمسينيات القرن الماضي حيث شرع مسؤول تنفيدي في شركة تويوتا يدعى Taiichi Ohno إلى إصلاح شركته من خلال العمل على إحداث ثورة في تدفق التصنيع، و لتنفيد هذا النهج من التصنيع في الوقت المناسب تم إرفاق لوحات تسجيل ورقية تسمى كانبان باللغة اليابانية بكل منتج و كل مادة تستخدم في صنعه.

و كانبان في أبسط تعريف لها هي مصطلح مرادف للوحة الرؤية أو لوحة خريطة تحقيق الأهداف إلا أنها مختلفة نوعا ما من حيث التخطيط و طريقة الاستخدام إذ أن لوحة كانبان يتم كتابة المهام في بطاقات مصغرة و لصقها على اللوحة مع مراعاة تقسيم اللوحة إلى ثلاثة أعمدة، يكتب في العمود الأول ما يجب القيام به أو قائمة المهام و في العمود الثاني ماهو قيد التقدم أو الجاري من العمل و في العمود الثالث ما تم إنجازه من مهام.

بمرور الوقت و مع الاستخدام المتكرر لهذه التقنية قد تتطور إلى أكثر من ثلاثة أعمدة.

طريقة عمل كانبان :

تتمثل المهمات المكتوبة على قصاصات الورق في إنجاز المهمة المراد القيام بها و عند الانتهاء منها تنقل إلى العمود الذي يليه إلى أن تصل إلى العمود الأخير و الذي يعرف باسم ما تم تحقيقه أو إنجازه و الانتهاء منه.

هذه الطريقة تمثل في تحديد الأولويات و عدم الانتقال من مهمة إلى أخرى دون انجاز المهمة التي تعمل عليها في الوقت الحالي.

أي أن كل عمود من الأعمدة على اللوحة هو بمثابة خط سير عمل يجب أن تمر فيه كل بطاقة من بطاقات الكانبان.

المزايا و العيوب :

المزايا :

1. هي طريقة فعالة و مثمرة و منتجة بشكل رائع لمن يرغب في رؤية العمل و طريقة سيره.
2. تساعد في وضع و ترتيب الأولويات و عدم تجاوز أي مهمة قبل أخرى.
3. تساعد على تشريح و توضيح كل مهمة لكل شخص إذا كان مشروعا جماعيا.
4. وسيلة فعالة للتركيز و توضيح الأدوار خاصة لو كان مشروع جماعي.

العيوب :

1. وجدت أن استهلاك القصاصات قد يأخذ الكثير منها و أيضا بما أن لوحتي عبارة عن قطعة كرتون فقد اضطرت إلى استخدام الكثير من اللاصق، طبعا توجد لوحات مخصصة لهذا النوع من الأعمال و يفضل في حال تطبيقها أن تكون الأدوات متوفرة.
2. وجدت أن سرد المهام كتابيا أفضل من كتابتها في قصاصات خاصة إذا كانت مهمات كثيرة حيث تأخذ حيز في اللوحة خاصة لو كانت صغيرة ناهيك عن ملئها بالعديد من القصاصات أو البطاقات الورقية.
3. مع تجربتي الشخصية لها وجدت أنها مناسبة للقيام بمهام المطبخ أو تنظيف البيت أو لدراسة الأطفال.