خطوات عمل جدول تتبع المهام اليومية
جربت كتير من متتبعات التخطيط بأشكال عدة و مختلفة وانتهى بي المطاف إلى أن أعمل مخططا خاصا بي يلبي احتياجاتي اليومية، ورغم أنني قمت بتجربة العديد من الدفاتر بأشكال و أحجام مختلفة منها المربعات وذات الأوراق البيضاء الفارغة و منها المنقط و المسطر، إلا أن لكل منهم عيوبه ومميزاته الخاصة به.
في رحلتنا مع صنع دفتر التخطيط الخاص بنا، سنبدأ اليوم بتعلم كيف نعمل مخطط أسبوعي نتابع فيه المهام اليومية المراد انجازها كل يوم هذا المخطط ممكن يعمل لمدة أسبوع و ممكن لمدة أسبوعين أو ثلاثة أسابيع او لشهر كامل.
المحتويات :
- كيف أختار الدفتر
- أدوات التخطيط
- خطوات عمل جدول تتبع قائمة المهام اليومية
-كيف أختار الدفتر
في هذا المقال سأذكر بعضا من الملاحظات التي من المهم أن تراعيها في شراءك للدفتر الخاص بك، هذه الملاحظات بناء على تجربتي الخاصة (تختلف التجارب من شخص لآخر).
طبعا خيارات كتيرة متاحة في المكتبات ممكن تختار أي دفتر يعجبك وترتاح له نفسك، لكن من المهم لما تختار الدفتر تراعي فيه الآتي :
- الغلاف ما يكون بلاستيك هناك أنواع مع الاستخدام المتكرر و الكثير لها مع مرور الوقت يكون سهل الكسر لبعضا من أجزاءه، لذا محتاج اهتمام ورعاية خاصة.
- هناك أنواع من الجلد مثل دفاتر بعض الأجندات مع مرور الوقت خاصة لو جلد صناعي ممكن تلاقي فتافيت تنزل منه ويصبح شكله غير لطيف.
- مراعاة أن يكون السلك اللي داخله مرن بحيث أنه تقدر تتصفح الورق بكل سهولة.
- توجد دفاتر يكون غلافها من النوع السميك جدا مثل ورق الكرتون هذا النوع حلو جدا في الاستخدام لأنه يدوم معاك من غير ما يتغير ممكن يبهت لون الغلاف لكن الغلاف بحد ذاته محافظ على جودته سأضيف مجموعة صور من النت لنوعية الغلاف التي أقصدها هنا.
- ممكن تختار دفتر ورقه مربعات إذا كنت تشعر أنه الكتابة في المربعات خاصة إذا كانت صغيرة لن يزعجك و أنه قائمة المهام طويلة جدا لديك فهذا سيوفر لك ورق و إنك تتابع كل المهام في صفحة واحدة.
- ممكن تختار دفتر أوراقه فارغة من التسطير و من أي حاجة مجرد صفحة بيضاء و إنت تنسقها وتخططها زي ما تحب هنا يعطيك حرية واسعة في تخطيط و رسم الصفحة مثلما تحب.
- ممكن دفتر أوراقه مسطرة ومؤخرا بدأت أستخدمه ووجدت راحة كبيرة جدا معاه.
- مهم تراعي أيضا سمك الورقة عشان في ورق بيكون خفيف جدا وده بيطبع الكتابة من الجهتين أو أن الورقة تتنزع بسرعة.
- كمان مهم أنه مايكون التسطير لا غامق كتير جدا بحيث أنه الكتابة ما توضح فيه و لا فاتح كتير جدا بحيث أنه شكل الكتابة مايكون جميل أو غير مرتب.
نوعية الدفتر التي بدأت مؤخرا أستخدمه.
نوعية الغلاف التي تحدثت عنها و التي تدوم لوقت طويل.
شكل الورق داخل الدفتر.
أدوات التخطيط :
- قلم رصاص مع مراعاة أن يكون نوعية جيدة.
- مسطرة.
- ممحاة و مبراة.
- ألوان للتتبع قد تكون الوان خشبية أو ألوان فلوماستر ومن المهم أن تراعي عدم تصبغها في الورق.
- شرائط لاصقة و ستيكرات للزينة وممكن إنت تصنعها بنفسك كمان.
- أقلام حبر بأي لون تحبه وراعي تكون ذات جودة عالية لأنك وأنت بتكتب تعمل على تغذية حواسك ومشاعرك من خلال لون وشكل الخط.
الخطوات العملية لكيفية إعداد الصفحة:
ملحوظة من الممكن أن تطبق في البداية على أي دفتر موجود لديك عندما تشعر بالراحة أكثر ابدأ في دفترك الخاص بك.
من المهم أيضا أن تراعي قياسات عرض وطول الورقة لكي تستفيد منها أكثر.
الخطوة الأولى :
- عرض العمود :
اخترت عرض أيام الأسبوع لكل أسبوع 1 سم ممكن تختار 75 ملم، وممكن نصف سم مثل ما تحب.
بدأت برسم خطوط طولية بعدد 7 أعمدة بعدد أيام الأسبوع وتركت العمود السابع كبير جدا لكتابة قائمة المهام اليومية كما في الصورة.
الخطوة الثانية :
- اختار يوم البدء
هذه المرة اخترت كتابة أول حرف من أحرف اسم اليوم وبدأتها من يوم الجمعة بإمكانك أن تبدأها من يوم السبت أو الأحد أو الأسبوع أو من اليوم الذي ستبدأ فيه بكتابة مهامك وعملك لقائمة التتبع الخاصة بك.
من الممكن أن تكتب تاريخ اليوم بدلا من الترميز باسم الأسبوع، في الحقيقة وجدت أن الترميز بأحرف الأسبوع عملي وأسهل وافضل بكثير من وضع التاريخ وذلك إذا أرجئت مهمة ما و لم أقم بها طوال الأسبوع يصبح بإمكاني أن أرجع و أستفيد من الخانات الفارغة.
بعد أن تكون انتهيت من عمل جدولك اقضي دقيقتين من وقتك في تفقد شكل الصفحة إن كان مناسب للانطلاق أو لا.
هنا شكل الورقة بعد أن قمت بالتخطيط عليها.
الخطوة الثالثة :
اختيار الألوان الخاصة بك، في حالة اختيارك ألوان كثيرة يفضل أن تعمل على ترميزها بأسماء المهمات الخاصة بها كي لا تتشتت أثناء انجازك للمهمة من الممكن أن تختار ألوان بعدد ألوان الشاكرات السبعة.
من الممكن أيضا أن تظلل المهمة بنفس لون الترميز الخاص بها، وجدت هذه الطريقة جميلة ومفيدة وذات شكل محبب للنظر و النفس.
من المهم أن تكون حريص في استخدامك للألوان أن تتركها تجف قليلا خاصة إذا استخدمت النوع الهلامي السائل منها.
من الممكن أن تستخدم الرموز التعبير مثل الأشكال الهندسية كالدائرة و المثلث و المربع و المعين أو النجمة و الوردة و القمر أو ورقة شجر صغيرة مثل ما تحب في ترميز المهام المنجزة لديك، كذلك ممكن تستخدم علامة ✅ مع كل مهمة منجزة وعلامة ❎ مع كل مهمة غير منجزة.
الخطوة الرابعة:
ابدأ بكتابة ونشر قائمة مهامك وهنا لك الحرية إما أن تستخدم الأقلام القابلة للمسح ومهم ان تراعي أيضا جودة القلم الذي تكتب به.
الخطوة الخامسة:
مهم جدا أن يكون لديك فهرس إما في بداية الدفتر أو نهايته وترقم الصفحات و تكتب عناوين الصفحة ورقم الصفحة في الفهرس لتسهيل الوصول إليها بسرعة.
فوائد وسلبيات هذا النوع من المخطط :
الفوائد :
- وجدت أنه مخطط عملي خاصة أنه يعطيك حرية استخدام الأيام وجدولتها بدون ترتيب وكتابة اسم الاسبوع بدل كتابة تاريخ.
- يعطيك لمحة عن مدى انجازك وتتبعك لقائمة أهدافك وأين تكمن أولوياتك.
- المهام الأسبوعية كلها في صفحة واحدة مما يعطيك انتباه وتركيز لمهامك اليومية.
- استخدام الألوان في الترميز أعطاها طابعا جميلا.
السلبيات مع هذا النوع من التخطيط :
- وجدت أن الصفحة كان المفروض أن استغلها بشكل جيد حيث أن بعد انتهائي من التخطيط لها وجدت أن كتابة المهام لم تأخذ حيزا كبيرا جدا كما اعتقدت مما جعلني اضطر إلى وضع أيام أخرى على الجانب الآخر واصبحت مهامي في الوسط، لذا من المهم مراعاة قياسات الصفحة قبل البدء برسم جدولك.
- الترميز اللوني للمربع بالكامل لم يرقني لذا عمدت لتقليل اللون داخل المربع بعد ذلك وترك القليل من الفراغ من غير لون مما جعلها أكثر متعة عند النظر إليها، لا تستهين بالفراغات البيضاء فلها سحرها الخاص بها.
- استخدام ألوان كتيرة للمهام دون تلوين المهمة نفسها أو ترميز اللون باسم المهمة يتسبب بالتشتت لذا من الأفضل تقليل الألوان واستخدام ثلاثة أو أربعة أو على عدد ألوان الشاكرات السبع بعدد أيام الأسبوع.
الاجابات